*Une publicité française suivra ci-dessous.
Transformation Program Administrator
Laurentian University
Department: Transformation Implementation Office
Location: Sudbury, ON
The Transformation Implementation Office (TIO) requires a Program Administrator to support the team in the delivery of the transformation projects detailed in the Plan. The Administrator is responsible for coordinating schedules and meetings, maintaining budgets, records, and reports related to the various projects. The individual is the main point of contact between the internal and external participants.
Responsibilities
- Organize and participate in meetings of the transformation teams including the Transformation Consulting Group (TCG). Set agendas and prepare minutes, documenting and following up on important actions and decisions;
- Facilitate communication and schedule between the TIO, internal participants, and external consultants throughout the program life cycle;
- Maintain records of transformation related activities including plans, progress reports, presentations, and communications amongst others, using Google (restricted) shared files;
- Receive and perform a preliminary review of incoming correspondence, signaling deadlines and expedited matters;
- Take initiative and make decisions related to general office duties, functions and responsibilities, anticipating emerging issues of consequence and developing approaches to address the same, knowing when to seek guidance and direction;
- Support and collaborate with senior leaders and the TIO to identify opportunities and support the implementation of key recommendations;
- Strategically manage and prioritize complex schedules and multiple competing and urgent projects and issues. Understand and apply sound judgment to escalate issues when appropriate;
- Assist in overseeing operational matters with respect to hired consultants working for the TIO, including monitoring of deliverables, supporting contract development and invoice payments ensuring compliance to LU’s policies and administrative procedures;
- Working with the Program Communications Officer, maintain the internal and external Transformation websites;
- Working with the Lead Transformation Officer, coordinates the creation of project status reports with the Project Manager, and presentations to Laurentian’s senior managers, executives, the Board of Governors, and other stakeholders (e.g., MCU);
- Process the Transformation Program related transactions such as, hiring of personnel and external consultants, getting expenditures approved and paid, and providing regular budget updates;
- Maintain, or committed to creating an equitable, diverse, and inclusive working environment and perform other duties directly related to this position as assigned.
Qualifications
- University bachelor’s degree or College Diploma, or comparable experience;
- More than 5 years administration experience in public organizations (post-secondary preferred);
- Exceptional attention to detail;
- Excellent communication and interpersonal skills;
- Ability to conduct research and create reports or presentations;
- Excellent time management skills;
- Ability to learn quickly;
- Ability to handle sensitive information with discretion;
- Ability to work in a fast-paced environment;
- Ability to work fluently, verbal and written, in both official languages (French/English); and
- Problem solving abilities.
The official University hours of operation shall be from 9:00 a.m. to 4:30 p.m., Monday through Friday, during, and including, the months from September to April, and from 8:30 a.m. to 4:00 p.m Monday through Friday during and including May to August., amounting to thirty-three and three-quarter (33.75) hours per week.
******************************************************************
Administratrice ou administrateur du programme de transformation
Université Laurenienne
Unité: Bureau de mise en œuvre de la transformation
Lieu de travail: Sudbury, ON
Le Bureau de mise en œuvre de la transformation a besoin d’une administratrice ou d’un administrateur pour aider l’équipe à exécuter les projets de transformation détaillés dans le plan. Cette personne doit coordonner les calendriers et les réunions, tenir les budgets, les dossiers et les rapports touchant les divers projets. Elle est le principal point de contact entre les participants internes et externes.
Fonctions
- Organiser des réunions des équipes de transformation et y participer, y compris du Groupe consultatif sur la transformation. Établir les ordres du jour et préparer les procès-verbaux, documenter et assurer le suivi des actions et décisions importantes;
- Faciliter les communications et l’établissement du calendrier entre le Bureau de mise en œuvre de la transformation, les participants internes et les experts-conseils externes tout au long du cycle de vie du programme;
- Tenir à jour les dossiers des activités liées à la transformation, y compris, entre autres, les plans, les rapports d'avancement, les présentations et les communications en utilisant les fichiers partagés de Google (restreints);
- Recevoir la correspondance et effectuer un examen préliminaire, signaler les échéances et les questions accélérées;
- Prendre des initiatives et des décisions liées aux tâches, fonctions et responsabilités générales de bureau, en anticipant les questions émergentes importantes et en établissant des approches pour y répondre, et en sachant quand demander des conseils et des orientations;
- Soutenir et collaborer avec les hauts dirigeants et le Bureau de mise en œuvre de la transformation pour relever les possibilités et soutenir la mise en œuvre des recommandations clés;
- Gérer stratégiquement et établir la priorité des calendriers complexes et de multiples projets et questions urgents et concurrents. Comprendre les problèmes et faire preuve de discernement pour les transmettre au palier supérieur au besoin;
- Aider à superviser les questions opérationnelles en ce qui concerne les experts-conseils engagés travaillant pour le Bureau de mise en œuvre de la transformation, y compris le suivi des livrables, le soutien à l'élaboration des contrats et le paiement des factures en veillant à la conformité avec les politiques et procédures administratives de l’Université;
- En collaboration avec le responsable des communications du programme, tenir les sites Web interne et externe de transformation;
- En collaboration avec l’agent principal de la transformation, coordonner la création de rapports d’étape avec le gestionnaire de projet, et les présentations aux cadres supérieurs de la Laurentienne, aux dirigeants, au Conseil des gouverneurs et à d'autres parties prenantes (p. ex., MCU);
- Traiter les transactions liées au programme de transformation, telles que l'embauche de personnel et d’experts-conseils externes, faire approuver et payer les dépenses, et fournir des mises à jour budgétaires régulières;
- Maintenir, ou s'engager à créer, un environnement de travail équitable, diversifié et inclusif;
- Exécuter toutes autres tâches directement liées à ce poste qui lui sont confiées.
Exigences
- Baccalauréat universitaire ou diplôme collégial, ou expérience comparable;
- Plus de cinq ans d’expérience dans l'administration d’organismes publics (du niveau postsecondaire de préférence);
- Attention exceptionnelle aux détails;
- Excellentes compétences en communications et relations interpersonnelles;
- Capacité d’effectuer des recherches et de créer des rapports ou des présentations;
- Excellentes compétences en gestion du temps;
- Capacité d’apprendre rapidement;
- Capacité de traiter des renseignements sensibles avec discrétion;
- Capacité de travailler dans un environnement au rythme rapide;
- Capacité de travailler aisément, oralement et par écrit, dans les deux langues officielles (français et anglais);
- Compétences en résolution de problèmes.
Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.
