Privacy Policy / Politique de Confidentialité
Updated March 7 2025
KBRS and Meridia Recruitment Solutions (the firm), is committed to protecting the privacy of our clients, our people, our candidates, and our affiliates.
The intent of this Privacy Policy is to explain how the firm collects, uses, and discloses (processes) personal data provided to us when engaging with our services (including recruitment, consulting, coaching, and assessment), and our websites. The Firm collects and uses personal information only as permitted by law and solely for the purpose for which it was obtained.
Personal information refers to any recorded details that identify an individual, such as their name, email address, phone number, employment background, and educational history, that is not publicly available.
We operate in accordance with Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) and other relevant laws. This ensures that, at the time of collection, you will be informed about the purpose of gathering your information, the reason for its use, and your right to access it.
Collection of Personal Information and Consent
We only gather personal information when it is provided voluntarily, such as when you contact us via email or submit your application through our website, or when you share details publicly on platforms like LinkedIn. By choosing to use our services or submitting your personal information, you are giving consent for our firm to use this information in conducting business operations.
Candidates: If you apply for a specific job opening or submit your details for general consideration, we will store your information in our confidential database and may reach out to you about future opportunities. Your CV or resume may include details such as your work history, education, professional credentials, memberships, published works, references, referees, among other relevant information.
With your explicit consent, we may also process data related to psychometric assessments, psychological evaluations, or the results of such tests, as well as background checks.
Clients: If you engage our firm to recruit candidates for your organization or to provide other services such as career transition support, leadership development, coaching, or consulting, we will operate as an independent contractor throughout the engagement. Any information or data gathered as part of these services will be handled in accordance with this privacy policy and relevant privacy laws.
Sources and Referees: We use information from sources (a person who provides us with information about a candidate) and referees (a person who provides a reference for a candidate) to facilitate our services, primarily to inform decisions about an individual’s candidacy. Additionally, we may use this information to offer our services to you as a potential client or, where relevant, to invite you to be considered as a candidate for opportunities within our scope of work.
Website Visitors: IP addresses, browser types, and other data collected through cookies or similar technologies.
Surveys: If you take part in survey, we may ask you to provide us with personal data, including your name, email address, and your views and opinions, or information to inform our consulting work. You can choose not to participate.
Marketing Email Communication: From time to time we distribute articles, newsletters, and emails to subscribers, clients, and candidates, including information about our services that we believe would be useful. If you would like to receive updates and articles from our Firm, we may require your name, email address, job title, company name and country of residence.
You can unsubscribe from our electronic marketing messages at any time by following the “unsubscribe” instructions included in our communications or emailing unsubscribe@kbrs.ca regarding your preferences for certain types of communication.
Sensitive Data
Occasionally, we may request your explicit consent to process sensitive personal data for specific and limited purposes – this may include details such as age, race or ethnicity, national origin, citizenship, marital or family status, disability, religious beliefs, sex (including gender or gender identity), sexual orientation, political views or affiliations, or health status. Unless we explicitly ask for such information and receive your consent, we advise against sharing sensitive personal data with us.
Purpose of Data Collection
We collect personal information for the following reasons:
- To deliver executive search and recruitment services, including processing job applications on behalf and in collaboration with our clients, assessing qualifications and aligning candidates with client needs.
- To identify salary, market, and hiring trends by analyzing aggregated data.
- To support leadership development, human resources consulting, coaching, and career transition services.
- To facilitate communication with clients and candidates about our services.
- To meet legal requirements and respond to official requests from regulatory or governmental bodies.
- To enhance our website and services using data analysis.
Use and Disclosure of Personal Information
We may share personal information with:
- Clients for the purpose of introducing qualified candidates.
- Third-party service providers who support our operations, such as background check agencies and IT service providers.
- Legal or regulatory bodies when disclosure is mandated by law.
- Other entities with your consent or as otherwise allowed or required by law.
Data Retention
We keep personal information only for as long as necessary to fulfill the purpose for which it was collected or to meet legal, regulatory, or contractual obligations. Retention periods are determined based on relevant laws and business requirements. Once your personal data is no longer needed, we ensure it is securely disposed of. If legally required, we will inform you when this has occurred.
Your Rights
Your rights regarding your personal information may vary depending on your jurisdiction. These rights may include:
- Access to the personal data we have about you, unless certain exceptions apply.
- Correction of any inaccuracies in your records.
- Withdrawal of consent for certain uses of your information.
- Deletion of your personal data, subject to legal or contractual obligations.
- Data portability (where applicable by law).
- Request for anonymization or de-indexing of your personal data (where applicable by law).
To exercise these rights, please contact us at privacy@kbrs.ca. We may require proof of identification in order to process your request.
Your Right to Object and Request Data Deletion
Providing personal data is entirely voluntary. However, if you choose not to share certain details, we may be unable to consider you for our services.
You may withdraw previously granted consent at any time and request that we stop processing and erase your personal data if there is no legal basis for its continued use. Additionally, you have the right to object to any data processing carried out based on legitimate interest or for direct marketing purposes.
If you choose to refuse or revoke consent for the collection, use, storage, or disclosure of your personal data, you may notify us in writing at privacy@kbrs.ca, and we will respect your preferences. Please note that this may prevent us from presenting you as a candidate for current and future opportunities.
In such cases, we may retain basic identifying details, such as your name and address, to ensure your data is not processed again in the future.
We are committed to maintaining the privacy and confidentiality of your personal data and appreciate your consent in allowing us to collect, use, and disclose information necessary for processing your application.
Automated Decision Making
We do not use automated decision-making.
Security Measures
KBRS and Meridia Recruitment Solutions implement robust physical, electronic, administrative, and technological safeguards to protect personal information.
We may share information with trusted third-party service providers who assist with internal business functions such as email distribution, IT support, and customer service. When transferring data within Canada or outside of Canada, we ensure that adequate protective measures are in place, or that service providers comply with applicable privacy regulations. Additionally, we use secure third-party services to dispose of sensitive data.
Cookies and Website Privacy
When you visit our website, we store cookies which are small text files stored on your browser to collect information such as preferences, approximate location, search queries and pages visited. This information is mainly used to make the site work as you expect it to and to provide an improved web experience. This includes third party cookies which are necessary to integrate external media and gather site analytics. While some cookies are Technically Required for our website to function, you can set your individual preferences and reject all non-essential cookies by clicking on the "Cookie Settings" button that appears on the banner when visiting our websites. You may also delete or block cookies via your browser settings, however this may affect the way our website functions.
Our website may contain links to third-party websites for your convenience. These external sites have their own privacy policies and practices, which we do not control or endorse. We assume no responsibility for the content or privacy measures of these websites.
Changes to the Privacy Policy
The Firm may decide to change this Privacy Policy from time to time. When we do, we will post those changes on this page so that you are always aware of the information we collect, how we use it, and under what circumstances we disclose it.
Contacting Us
To address any questions or complaints about our Privacy Policy, or if you would like to exercise your rights regarding your personal data you may contact our Privacy Officer using the contact information below.
KBRS and Meridia Recruitment Solutions
Attention: Privacy Officer (Alison Chandler)
Barrington Tower, 10th Floor
1894 Barrington Street
Halifax, NS B3J 2A8
Mise à jour : 7 mars 2025
KBRS et Meridia Recruitment Solutions (la société) s’engagent à protéger la vie privée de leurs clients, de leurs collaborateurs, de leurs candidats et de leurs filiales.
Cette politique de confidentialité décrit la manière dont la société recueille, utilise et divulgue (traite) les données personnelles qui lui sont fournies dans le cadre de ses services (notamment le recrutement, le conseil, le mentorat et l’évaluation) et sur ses sites web. La société ne recueille et n’utilise les renseignements personnels que dans la mesure où la loi l’autorise et uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus.
On entend par renseignements personnels toute information enregistrée permettant d’identifier une personne, notamment son nom, son adresse électronique, son numéro de téléphone, ses antécédents professionnels et son parcours scolaire, et qui n’est pas accessible au public.
Les activités de la société sont conformes à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à d’autres lois en vigueur. Ainsi, au moment de la collecte, vous êtes assuré d’être informé de l’objectif de la collecte des renseignements vous concernant, de la raison de leur utilisation et de votre droit d’accès à ces renseignements.
Recueil de renseignements personnels et consentement
Nous ne recueillons des renseignements personnels que lorsqu’ils sont fournis volontairement, par exemple lorsque vous nous contactez par courriel, que vous soumettez votre candidature sur notre site web ou quand vous communiquez publiquement des renseignements sur des plates-formes telles que LinkedIn. En choisissant d’utiliser nos services ou en nous transmettant des renseignements personnels, vous autorisez notre société à les utiliser dans le cadre de ses activités commerciales.
Candidats : Si vous répondez à une offre d’emploi particulière ou si vous transmettez vos coordonnées à des fins de candidature spontanée, nous les conserverons dans notre base de données confidentielle et pourrons vous contacter au sujet d’offres d’emploi ultérieures. Votre CV peut contenir des renseignements sur votre parcours professionnel, votre formation, vos qualifications professionnelles, vos adhésions, vos publications, vos références, vos personnes de référence, ainsi que d’autres éléments d’information pertinents.
Sous réserve que vous y consentiez explicitement, nous pourrions également être amenés à traiter des données relatives à des évaluations psychométriques ou psychologiques, ou aux résultats de ces tests, ainsi qu’à des vérifications d’antécédents.
Clients : Si vous faites appel à notre société à des fins de recrutement de candidats pour votre organisation ou pour d’autres services tels que l’aide à la transition de carrière, le développement du leadership, le mentorat ou le conseil, nous agirons en tant qu’entrepreneur indépendant pendant toute la durée de la mission. Toute information ou donnée recueillie dans le cadre de ces services sera traitée conformément à la présente politique de protection de la vie privée et aux lois applicables en la matière.
Sources et personnes de référence : Nous exploitons les renseignements fournis par les sources (une personne qui nous donne de l’information sur un candidat) et les personnes de référence (une personne qui fournit une recommandation au sujet d’un candidat) pour faciliter nos services, principalement pour prendre des décisions au sujet d’une candidature individuelle. De plus, ces renseignements peuvent être utilisés pour vous proposer nos services, que vous soyez un client potentiel ou, le cas échéant, pour vous inviter à vous porter candidat à des offres relevant de nos domaines d’activité.
Visiteurs du site web : Les adresses IP, les types de navigateurs et d’autres données recueillies par des témoins de connexion ou des technologies similaires.
Sondages : Si vous participez à un sondage, nous pouvons vous demander de nous transmettre des données personnelles, notamment votre nom, votre adresse courriel et vos points de vue et opinions, ou des renseignements destinés à guider notre activité de conseil. Vous pouvez choisir de ne pas participer.
Communication par courriel à des fins de marketing : De temps à autre, nous envoyons des articles, des bulletins d’information et des courriels aux abonnés, aux clients et aux candidats, y compris de l’information sur nos services que nous croyons utile. Si vous souhaitez recevoir des nouvelles et des articles de notre société, vous devrez nous communiquer votre nom, votre adresse de courriel, votre fonction, le nom de votre entreprise et votre pays de résidence.
À tout moment, il est possible de se désabonner de ces courriels marketing en suivant les instructions de désabonnement figurant dans les messages ou en envoyant un message à unsubscribe@kbrs.ca pour nous faire part de vos préférences concernant certains types de communication.
Données sensibles
Il se peut que nous vous demandions votre consentement explicite pour traiter des données personnelles sensibles, et ce à des fins spécifiques et limitées. Il peut s’agir de renseignements tels que l’âge, la race ou l’origine ethnique, l’origine nationale, la citoyenneté, la situation matrimoniale ou familiale, le handicap, les croyances religieuses, le sexe (y compris le genre ou l’identité de genre), l’orientation sexuelle, les opinions ou affiliations politiques ou l’état de santé. À moins que nous ne vous demandions explicitement ces informations et que vous n’y consentiez, nous vous déconseillons de nous communiquer des données personnelles sensibles.
Objectif de la collecte de données
Nous recueillons des renseignements personnels pour les raisons suivantes :
- Assurer la prestation de services de recherche de cadres et de recrutement, notamment le traitement des demandes d’emploi au nom de la clientèle et en collaboration avec elle, l’évaluation des qualifications et l’adéquation entre les candidats et les besoins de la clientèle.
- Repérer les tendances en matière de salaires, de marché et de recrutement en analysant des données agrégées.
- Renforcer les services de développement du leadership, de conseil en ressources humaines, de mentorat et de transition de carrière.
- Faciliter la communication avec la clientèle et les candidats au sujet de nos services
- Respecter les exigences légales et répondre aux demandes officielles d’organismes réglementaires ou gouvernementaux
- Améliorer notre site web et nos services par l’analyse des données.
Utilisation et divulgation des renseignements personnels
Il se peut que nous transmettions des renseignements personnels à :
- notre clientèle, dans le but de lui présenter des candidats qualifiés;
- des prestataires de services externes qui nous assistent dans nos activités, notamment des agences de vérification des antécédents et des prestataires de services informatiques;
- des organismes juridiques ou réglementaires lorsque la divulgation est exigée par la loi;
- d’autres organismes avec votre consentement ou lorsque la loi l’autorise ou l’exige.
Conservation des données
Nous ne conservons les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour atteindre l’objectif pour lequel ils ont été recueillis ou pour satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou contractuelles. Les périodes de conservation sont déterminées en fonction des lois en vigueur et des besoins de l’entreprise. Lorsque vos données personnelles ne sont plus nécessaires, nous veillons à ce qu’elles soient éliminées en toute sécurité. Si la loi l’exige, nous vous en informerons.
Vos droits
Les droits dont vous disposez concernant vos renseignements personnels peuvent varier en fonction de l’endroit où vous vous trouvez. Il peut s’agir notamment des droits concernant :
- l’accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet, sauf si certaines exceptions s’appliquent;
- la correction de toute inexactitude figurant dans vos dossiers;
- le retrait du consentement à certaines utilisations de vos renseignements personnels;
- la suppression de ces données, sous réserve d’obligations légales ou contractuelles;
- la portabilité des données (si la loi l’autorise);
- demande d’anonymisation ou de désindexation de vos données personnelles (lorsque la loi le permet).
Pour exercer ces droits, veuillez nous envoyer un courriel à privacy@kbrs.ca. Nous pouvons exiger une preuve d’identité afin de traiter votre demande.
Votre droit d’opposition et de demande de suppression des données
La communication de données personnelles est entièrement volontaire. Cependant, si vous choisissez de ne pas transmettre certains détails, il se peut que nous ne puissions pas vous proposer l’un ou l’autre de nos services.
À tout moment, il vous est possible de retirer un consentement précédemment accordé et de nous demander de cesser de traiter vos données à caractère personnel et de les effacer s’il n’existe pas de base juridique pour continuer à les utiliser. De plus, vous avez le droit de vous opposer à tout traitement de données effectué sur la base d’un intérêt légitime ou à des fins de marketing direct.
Si vous choisissez de refuser le consentement à la collecte, à l’utilisation, au stockage ou à la divulgation de vos données à caractère personnel ou de le révoquer, vous pouvez nous en informer par écrit à l’adresse privacy@kbrs.ca. Nous respecterons vos préférences. Sachez toutefois que cette décision pourrait nous empêcher de présenter votre candidature pour des postes actuels ou futurs.
Dans ce cas, nous pourrions conserver des données d’identification élémentaires, telles que votre nom et votre adresse, pour éviter qu’elles ne soient traitées à nouveau à l’avenir.
Nous nous engageons à respecter le caractère privé et confidentiel de vos données personnelles et vous remercions de nous autoriser à collecter, utiliser et divulguer les renseignements nécessaires au traitement de votre candidature.
Prise de décision automatisée
Nous n’avons pas recours à la prise de décision automatisée.
Mesures de sécurité
KBRS et Meridia Recruitment Solutions mettent en œuvre des mesures de protection physiques, électroniques, administratives et technologiques robustes pour protéger les renseignements personnels.
Il se peut que nous transmettions des renseignements à des fournisseurs de services externes de confiance qui nous aident à accomplir des tâches internes telles que l’envoi de courriels, l’assistance informatique et le service à la clientèle. Lors du transfert de données au Canada ou à l’étranger, nous veillons au respect des mesures de protection adéquates ou à la conformité de ces prestataires de services avec les réglementations en vigueur en matière de protection de la vie privée. Par ailleurs, nous faisons appel à des services tiers sécurisés pour l’élimination des données sensibles.
Témoins de connexion et protection de la vie privée sur le site web
Chaque fois que vous accédez à notre site web, nous installons des témoins de connexion (cookies), qui sont de petits fichiers texte placés sur votre navigateur pour recueillir des renseignements tels que vos préférences, votre emplacement approximatif, vos requêtes de recherche et les pages que vous avez consultées. Ces éléments d’information servent principalement à faire fonctionner le site conformément à vos attentes et à optimiser la navigation sur le web. Ces témoins englobent les témoins de tierces parties qui sont nécessaires pour l’intégration de médias externes et la collecte de données d’analyse sur le site. Bien que certains témoins soient techniquement nécessaires au fonctionnement de notre site web, vous pouvez configurer vos préférences individuelles et rejeter tous ceux qui ne sont pas essentiels en cliquant sur le bouton « Paramètres des témoins » qui apparaît sur la bannière de notre site web. Vous pouvez également supprimer ou bloquer les témoins dans les paramètres de votre navigateur, mais le fonctionnement de notre site web pourrait s’en trouver perturbé.
Notre site web peut contenir des liens vers des sites web externes à des fins de confort. Ces sites externes ont leurs propres politiques et pratiques en matière de protection de la vie privée, que nous ne contrôlons pas et que nous n’approuvons pas. Nous n’assumons aucune responsabilité quant au contenu ou aux mesures de protection de la vie privée de ces sites web.
Modifications de la politique de confidentialité
La société peut décider de modifier la présente politique de confidentialité de temps à autre. Dans ce cas, nous publierons ces modifications sur cette page afin que vous soyez toujours au courant des données que nous recueillons, de la manière dont nous les utilisons et des circonstances dans lesquelles nous les divulguons.
Coordonnées de la société
Pour toute question ou plainte concernant notre politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à vos données personnelles, vous pouvez contacter notre responsable de la protection de la vie privée aux coordonnées ci-dessous.
KBRS et Meridia Recruitment Solutions
À l’attention de la responsable de la protection de la vie privée (Alison Chandler)
Barrington Tower, 10e étage
1894, rue Barrington
Halifax (N.-É.) B3J 2A8