Executive Assistant
Halifax, NS
Reference # HL-APA-8787
The Atlantic Pilotage Authority (APA) is a federal Crown corporation responsible for providing safe and efficient marine pilotage services in Atlantic Canada. Its operations are vital to Canada’s marine supply chain, ensuring the safe movement of ships into and out of 21 ports across the region. Headquartered in Halifax, APA’s fleet operations are a critical part of this network.
Now, we are partnering with Atlantic Pilotage Authority looking to bring an experienced and dedicated administrative professional to their team in the role of Executive Assistant to the Chief Executive Officer in Halifax!
The Executive Assistant to the Chief Executive Officer is a trusted partner and key support to the CEO, providing comprehensive administrative, operational, and strategic assistance. This role acts as the primary point of contact for internal and external stakeholders on all matters pertaining to the office of the CEO, ensuring efficient office operations and supporting the CEO’s ability to lead the organization effectively.
Responsibilities will include:
The ideal candidate will posses:
Join a fantastic organization in the impactful EA job. Connect with us to learn more.
To express interest in this opportunity please apply online by clicking “Apply Now” below:
For more information about this exciting opportunity please contact Heather Labucki, Partner, or Sara Morey, Senior Consultant, at smorey@kbrs.ca. If you require accommodation to participate in the recruitment process, please let Sara Morey know.
Meridia Recruitment Solutions connects leading organizations with top talent by building strong relationships and creating ideal matches with candidates because we are only successful when you are. We appreciate your interest in this opportunity.
To learn more about Meridia Recruitment Solutions, our job opportunities, and career advice we invite you to explore our site and subscribe for career alerts.
Adjointe ou adjoint de direction
Halifax (N.-É.)
Référence no HL-APA-8787
L’Administration de pilotage de l’Atlantique (APA) est une société d’État fédérale chargée de fournir des services de pilotage maritime sécuritaires et efficaces dans le Canada atlantique. Ses opérations, qui sont essentielles pour la chaîne d’approvisionnement et le secteur des transports dans le Canada, consistent à assurer le passage sécuritaire des navires à l’entrée et la sortie de 21 ports dans la région. L’exploitation de la flotte de l’APA, dont le siège social est situé à Halifax, est un aspect essentiel de ce réseau.
Nous nous associons à présent à l’Administration de pilotage de l’Atlantique dans le but de fournir à leur équipe une professionnelle administrative ou un professionnel administratif ayant de l’expérience et faisant preuve de dévouement pour remplir le rôle d’adjointe ou d’adjoint de direction auprès du chef de la direction à Halifax!
L’adjointe ou l’adjoint de direction est un partenaire de confiance qui fournit un soutien essentiel au chef de la direction, en lui procurant une assistance administrative, opérationnelle et stratégique. Cette personne agit comme point de contact principal pour les intervenants internes et externes pour tout ce qui touche au bureau du chef de la direction, en assurant l’efficacité du fonctionnement du bureau et en aidant le chef de la direction à diriger efficacement l’organisation.
Responsabilités:
La candidate idéale ou le candidat idéal possédera ce qui suit :
Joignez-vous à une organisation fantastique en occupant le poste influent d’adjointe ou d’adjoint de direction.
Pour manifester votre intérêt pour ce poste, veuillez soumettre votre candidature en ligne en cliquant sur « Soumettre ma candidature » ci-dessous.
Pour obtenir de plus amples renseignements à propos de ce poste passionnant, veuillez communiquer avec Heather Labucki, associée, ou Sara Morey, consultante principale, à smorey@kbrs.ca. Si vous avez besoin d’accommodements pour prendre part au processus de recrutement, n’hésitez pas à le laisser savoir à Sara Morey.
Meridia Recruitment Solutions met des organisations de premier plan en contact avec de grands talents en bâtissant de robustes relations et en créant des maillages idéaux avec les candidats, car notre réussite dépend de la vôtre. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste.
Pour en savoir davantage sur Meridia Recruitment Solutions, nos offres d’emploi et nos conseils professionnels, nous vous invitons à découvrir notre site Web et à vous abonner à nos alertes de carrière.
Halifax, NS
Reference # HL-APA-8787
The Atlantic Pilotage Authority (APA) is a federal Crown corporation responsible for providing safe and efficient marine pilotage services in Atlantic Canada. Its operations are vital to Canada’s marine supply chain, ensuring the safe movement of ships into and out of 21 ports across the region. Headquartered in Halifax, APA’s fleet operations are a critical part of this network.
Now, we are partnering with Atlantic Pilotage Authority looking to bring an experienced and dedicated administrative professional to their team in the role of Executive Assistant to the Chief Executive Officer in Halifax!
The Executive Assistant to the Chief Executive Officer is a trusted partner and key support to the CEO, providing comprehensive administrative, operational, and strategic assistance. This role acts as the primary point of contact for internal and external stakeholders on all matters pertaining to the office of the CEO, ensuring efficient office operations and supporting the CEO’s ability to lead the organization effectively.
Responsibilities will include:
- Coordinates meetings and schedule, prepares materials and makes all travel/meeting arrangements for the CEO.
- Proactively manage the CEO’s calendar, prioritize appointments, resolve scheduling conflicts, and ensure the CEO is well-prepared for all meetings and engagements.
- Acts as recording secretary for meetings as requested by CEO and creates action lists for CEO
- Prepare reports, correspondence and presentations for the CEO, and for Corporate Secretary as requested.
- Maintain and organize confidential files, records, and reports, ensuring accuracy and accessibility.
- Organizes the events involving the marine industry and Board when the CEO is hosting (AGM, Strategic Planning, regional stakeholder meetings).
- Act as confidential assistant to the Board of Directors.
- Prepare reports, presentations and correspondence for mainly the CEO and for Corporate Secretary for Board meetings.
- Conducts special projects assigned by the CEO.
The ideal candidate will posses:
- Diploma in business administration, office administration, or a related field preferred. A bachelor’s degree would be an asset.
- Minimum of five (5) years of experience providing administrative support to senior level executives preferred.
- Proven experience with drafting formal communications on behalf of a senior level executive.
- Previous experience in a federal government context or the marine industry is an asset.
- Advanced level knowledge in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, and Power Point) with strong editing and formatting skills.
- Written and verbal fluency in English is required. Written and verbal fluency in French is considered an asset.
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For more information about this exciting opportunity please contact Heather Labucki, Partner, or Sara Morey, Senior Consultant, at smorey@kbrs.ca. If you require accommodation to participate in the recruitment process, please let Sara Morey know.
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To learn more about Meridia Recruitment Solutions, our job opportunities, and career advice we invite you to explore our site and subscribe for career alerts.
Adjointe ou adjoint de direction
Halifax (N.-É.)
Référence no HL-APA-8787
L’Administration de pilotage de l’Atlantique (APA) est une société d’État fédérale chargée de fournir des services de pilotage maritime sécuritaires et efficaces dans le Canada atlantique. Ses opérations, qui sont essentielles pour la chaîne d’approvisionnement et le secteur des transports dans le Canada, consistent à assurer le passage sécuritaire des navires à l’entrée et la sortie de 21 ports dans la région. L’exploitation de la flotte de l’APA, dont le siège social est situé à Halifax, est un aspect essentiel de ce réseau.
Nous nous associons à présent à l’Administration de pilotage de l’Atlantique dans le but de fournir à leur équipe une professionnelle administrative ou un professionnel administratif ayant de l’expérience et faisant preuve de dévouement pour remplir le rôle d’adjointe ou d’adjoint de direction auprès du chef de la direction à Halifax!
L’adjointe ou l’adjoint de direction est un partenaire de confiance qui fournit un soutien essentiel au chef de la direction, en lui procurant une assistance administrative, opérationnelle et stratégique. Cette personne agit comme point de contact principal pour les intervenants internes et externes pour tout ce qui touche au bureau du chef de la direction, en assurant l’efficacité du fonctionnement du bureau et en aidant le chef de la direction à diriger efficacement l’organisation.
Responsabilités:
- Coordonner les réunions et l’emploi du temps, préparer le matériel et prendre toutes les dispositions pour les voyages et les réunions du chef de la direction.
- Gérer proactivement le calendrier du chef de la direction, prioriser ses rendez-vous, régler les conflits d’horaire, et s’assurer que le chef de la direction est bien préparé pour ses réunions et engagements.
- Agir comme secrétaire de séance pour les réunions à la demande du chef de la direction et créer des listes de choses à faire pour le chef de la direction.
- Préparer les rapports, la correspondance et les présentations pour le chef de la direction et le secrétaire général au besoin.
- Tenir à jour et organiser les dossiers confidentiels, les dossiers et les rapports, en veillant à leur exactitude et leur accessibilité.
- Organiser les événements impliquant l’industrie maritime et le conseil d’administration lorsque le chef de la direction en est l’hôte (assemblée générale annuelle, réunions de planification stratégique et avec les intervenants régionaux).
- Agir comme adjointe confidentielle ou adjoint confidentiel auprès du conseil d’administration.
- Préparer des rapports, des présentations et de la correspondance principalement pour le chef de la direction et le secrétaire général pour les réunions du Conseil.
- Mener des projets spéciaux confiés par le chef de la direction.
La candidate idéale ou le candidat idéal possédera ce qui suit :
- Diplôme en administration des affaires, en administration de bureau ou dans un domaine connexe, privilégié. Baccalauréat, un atout.
- Minimum de cinq années d’expérience à fournir un soutien administratif à des cadres supérieurs, privilégié.
- Expérience avérée consistant à préparer des communications officielles pour le compte d’un cadre supérieur.
- Expérience au sein du gouvernement fédéral ou dans l’industrie maritime, un atout.
- Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint) avec de solides compétences pour la révision et le formatage.
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé, impérative. Maîtrise du français écrit et parlé, un atout.
Joignez-vous à une organisation fantastique en occupant le poste influent d’adjointe ou d’adjoint de direction.
Pour manifester votre intérêt pour ce poste, veuillez soumettre votre candidature en ligne en cliquant sur « Soumettre ma candidature » ci-dessous.
Pour obtenir de plus amples renseignements à propos de ce poste passionnant, veuillez communiquer avec Heather Labucki, associée, ou Sara Morey, consultante principale, à smorey@kbrs.ca. Si vous avez besoin d’accommodements pour prendre part au processus de recrutement, n’hésitez pas à le laisser savoir à Sara Morey.
Meridia Recruitment Solutions met des organisations de premier plan en contact avec de grands talents en bâtissant de robustes relations et en créant des maillages idéaux avec les candidats, car notre réussite dépend de la vôtre. Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste.
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