Project Manager, Transformation Program Delivery

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Project Manager, Transformation Program Delivery, Transformation Implementation Office
Laurentian University  
Department: Transformation Implementation Office
Sudbury, ON  

Working closely with the Lead Transformation Officer, the Project Manager oversees the project implementation plans, budgets, and schedules, and the allocation of project resources. This position is the main point of contact with project clients to determine requirements and identify implementation issues. The Project Manager prepares the detailed project plans, project charter, timelines and specific deliverables, completes the status reports, and continually assesses interdependencies and implementation risks requiring solutions.

The Project Manager leverages project management best practices and tools to provide timely reports and identify implementation issues. The Project Manager interacts with many individuals throughout the life cycle of a project and is the main source of information on the status of project delivery. This position tracks the project performance and analyzes the deliverables against requirements to ensure that all budgetary objectives are met in a timely manner.

The Project Manager works directly with the various departments to ensure that project deliverables are completed within the budget and defined scope. The incumbent coordinates with all teams working on the project to ensure that goals are met on time and that each team’s deliverables are compatible with all others and oversees assigned staff to this specific project to aid them in this goal.

Responsibilities

• Assist the Lead Transformation Officer in the development of project management documents such as project plans and key deliverables, budgets, project schedules, and scope statements;
• Meet with transformation project clients to assess their needs and define project requirements, acceptance criteria and project timelines;
• Coordinate the allocation of project resources to ensure the project team has what’s needed at the right time;
• Communicate project expectations to team members in a timely and clear manner. Provide training and guidance to various cross-discipline resources on project management strategies, methods, processes, tools, approaches & methodologies and where appropriate suggests improvements to the overall methodology to the Transformation Implementation Office;
• Monitor tasks assigned to team members and help them understand what’s expected from them in terms of project milestones and deliverables. Identify and manage project dependencies and critical paths;
• Maintain and monitor project plans, project schedules, work hours, budgets, and expenditures.
• Ensure that project delivery deadlines are met and changes identified as required;
• Manage project scope by ensuring any changes in scope are documented and approved by the Lead Transformation Officer, Transformation Program Delivery;
• Preparing presentation materials for transformation stakeholder meetings. Document and follow up on important actions and decisions from meetings;
• Ensuring projects adhere to frameworks and all documentation is maintained appropriately for each project;
• Lead teams in identifying and mitigating risks and opportunities. Identify solutions to remove roadblocks and drive corrective actions to meet project goals and business improvement;
• Supervise the project procurement process and ensure compliance with policies and administrative procedures;
• Be the liaison between the project team, Transformation workstream leads, and stakeholders throughout the project life cycle. Align, manage, and navigate external dependencies and key stakeholders outside the TIO;
• Maintain, or committed to creating, an equitable diverse and inclusive working environment; and
• Provide visibility and transparency on project status to the project team, Transformation workstream Leads, Executive Team and other stakeholders.

Qualifications

• Undergraduate degree in Economics, Business/Public Administration, Commerce or related field.
• Project management certified (PMP);
• Between 3-5 years experience working as a Project Manager in a large organization (post-secondary preferred).
• Demonstrated experience in Agile and Lean process mapping. Experience working with transformation projects would be considered an asset;
• Project Manager interacts with many individuals throughout the life cycle of a project and must demonstrate excellent communication skills;
• Must have problem-solving skills that allow them to quickly come up with solutions and strategies;
• The Project Manager must be able to adapt to changes, and apply Agile and Change management methodologies;
• Requires very strong organizational skills such as time management, delegation, planning, goal setting, results-oriented, and fact-based decision-making, among others;
• And ability to work fluently, oral and written, in both official languages (French/English) preferred.

The official University hours of operation shall be from 9:00 a.m. to 4:30 p.m., Monday through Friday, during, and including, the months from September to April, and from 8:30 a.m. to 4:00 p.m Monday through Friday during and including May to August., amounting to thirty-three and three-quarter (33.75) hours per week.

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Gestionnaire de projet, Bureau de mise en œuvre de la transformation
Université Laurentienne
Unité: Bureau de mise en œuvre de la transformation
Sudbury, ON

En étroite collaboration avec l’agent principal de la transformation, la ou le gestionnaire de projet supervise les plans, les budgets et les calendriers de mise en œuvre d’initiatives, ainsi que l'affectation des ressources. Cette personne est le principal point de contact avec les clients pour déterminer les besoins et déterminer les problèmes de mise en œuvre de projets. Elle prépare les plans détaillés, la charte, les calendriers et les produits livrables des projets, rédige les rapports de progrès et évalue en permanence les interdépendances et les risques de mise en œuvre nécessitant des solutions.

La ou le gestionnaire de projet s'appuie sur les meilleures pratiques et outils de gestion de projet pour fournir des rapports en temps et lieux et relever les problèmes de mise en œuvre. Elle ou il interagit avec de nombreuses personnes tout au long du cycle de vie d'un projet et constitue la principale source d'information sur l'état d'avancement des projets. Elle ou il suit le rendement des projets et analyse les produits livrés par rapport aux exigences afin de s'assurer que tous les objectifs budgétaires sont atteints en temps voulu.

Cette personne travaille directement avec les différents services pour s'assurer que les livrables respectent le budget et le champ d'application défini. Elle coordonne les activités de toutes les équipes travaillant sur les initiatives afin de s'assurer que les objectifs sont atteints dans les délais et que les livrables de chaque équipe sont compatibles avec ceux des autres équipes, et supervise le personnel affecté à un projet donné afin de l'aider à atteindre cet objectif.

Fonctions

• Aider l’agente principale ou l’agent principal de la transformation à élaborer des documents de gestion de projet tels que des plans et des livrables clés, des budgets, des calendriers et des énoncés de portée;
• Rencontrer les clients du projet de transformation pour évaluer leurs besoins et définir les exigences du projet, les critères d'acceptation et les calendriers du projet;
• Coordonner l'allocation des ressources pour veiller à ce que l'équipe du projet dispose de ce qui est nécessaire au bon moment;
• Communiquer les attentes aux membres de l'équipe en temps opportun et clairement. Fournir une formation et des conseils à diverses ressources interdisciplinaires sur les stratégies, méthodes, processus, outils, approches et méthodologies de gestion de projet et, le cas échéant, suggérer des améliorations à la méthodologie globale au Bureau de mise en œuvre de la transformation;
• Surveiller les tâches attribuées aux membres de l'équipe et les aider à comprendre ce que l'on attend d'eux en termes d'étapes et de livrables. Relever et gérer les dépendances des projets et les chemins critiques;
• Tenir et surveiller les plans, les calendriers, les heures de travail, les budgets et les dépenses;
• Veiller à ce que les délais de livraison soient respectés et que les changements soient indiqués au besoin;
• Gérer la portée des projets en veillant à ce que toute modification de la portée soit documentée et approuvée par l’agente principale ou l’agent principal de la transformation;
• Préparer des documents de présentation pour les réunions des parties prenantes de la transformation. Documenter et assurer le suivi des actions et décisions importantes issues des réunions;
• Veiller à ce que les initiatives respectent les cadres et que toute la documentation soit maintenue de manière appropriée pour chacune;
• Aider les équipes à déterminer et atténuer les risques et à relever les possibilités. Indiquer des solutions pour éliminer les blocages et diriger des actions correctives pour atteindre les objectifs et améliorer l'entreprise;
• Superviser le processus d'approvisionnement et assurer la conformité avec les politiques et les procédures administratives;
• Assurer la liaison entre l'équipe d’un projet, les responsables du volet de la transformation et les parties prenantes tout au long du cycle de vie d’un projet. Aligner, gérer et naviguer entre les dépendances externes et les principales parties prenantes en dehors du Bureau de mise en œuvre de la transformation;
• Maintenir, ou s'engager à créer, un environnement de travail équitable diversifié et inclusif;
• Assurer la visibilité et la transparence sur l'état d'avancement du projet à l'équipe de projet, aux responsables du volet de la transformation, à l'équipe de direction et à d'autres parties prenantes.

Exigences

• Baccalauréat en économie, affaires/administration publique, commerce ou dans un domaine connexe. Certificat en gestion de projet;
• Entre trois et cinq ans d'expérience en tant que gestionnaire de projet dans un grand organisme (de préférence au niveau post-secondaire). Expérience démontrée en matière de cartographie des processus Agile et Lean. Expérience de travail avec des projets de transformation, un atout;
• La ou le gestionnaire de projet interagit avec de nombreuses personnes tout au long du cycle de vie d'un projet et doit posséder d'excellentes compétences en communication;
• Compétences en résolution de problèmes qui permettent de trouver rapidement des solutions et des stratégies;
• Capacité de s'adapter aux changements et d'appliquer les méthodologies Agile et de gestion du changement;
• Très solides compétences en organisation telles que, entre autres, en gestion du temps, délégation, planification, fixation d'objectifs, orientation vers les résultats et prise de décision basée sur les faits;
• Capacité à travailler aisément, oralement et par écrit, dans les deux langues officielles (français/anglais), de préférence.

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi, pendant et y compris les mois de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi pendant et y compris les mois de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.